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C_First  Gestion des contrats fournisseurs
 

La gestion des contrats fournisseurs en entreprise

 

La gestion des contrats fournisseur n'est pas un sujet à prendre à la légère. Les décisions prises et les négociations qui résultent de la conclusion de ces contrats peuvent influencer nettement la marge de l'entreprise. C'est pour cette raison qu'il est essentiel de gérer correctement cette tâche qui, selon les entreprises peut être répartie sur plusieurs services.

 

Les chiffres


chiffre contrat fournisseursOn constate que, dans les entreprises, certains services ont des tâches récurrentes et chronophages. C'est le cas des directions juridiques et de tous les services qui gèrent les contrats fournisseurs.

Pour preuve cette étude du cabinet "Signe Distinctif" à laquelle ont répondu 220 directions juridiques : 66% des directions juridiques souhaitent améliorer l’organisation de leur fonction, 56% souhaitent optimiser la gestion du temps. Pour autant, seules 15% d'entre elles utilisent aujourd'hui un progiciel pour les accompagner dans leur travail quotidien.

 

Les difficultés au moment de la signature


Un contrat est bien souvent un projet transverse qui va concerner plusieurs départements de l'entreprise et plusieurs personnes. La vérification et la validation d'un contrat fournisseur va donc suivre un processus organisé appelé Workflow. Manager un workflow engageant des décisions de cadres sans outil dédié peut s'avérer très complexe. Perte de données, perte de temps, mails à trier, autant de difficultés qui menacent le bon déroulement de la conclusion d'une affaire (au niveau des achats).

 

La gestion des contrats fournisseurs : un travail récurrent


gestion des contrats fournisseur un travail récurrentLes contrats à tacite reconduction sont peu remis en cause, de plus, il n'est pas rare que l'on oublie les clauses qui permettent dans certains cas de gagner de l'argent. Il arrive même de manquer les dates de préavis ce qui empêche de résilier un contrat et réengage l'entreprise sur une longue période pour un service que l'on oublie de renégocier ou dont l'on se passerait bien.

 


Vous l'aurez compris un logiciel de gestion des contrats fournisseurs est un outil crucial dans l'entreprise, que ce soit au niveau de la direction juridique, des achats mais également au sein même des autres services.

 

Comment bien choisir son outil



choisir son outil contrat fournisseur
Il existe plusieurs logiciels de gestion des contrats fournisseurs sur le marché. Pour être efficace, un outil de gestion des contrats doit respecter les caractéristiques suivantes :


 



- Accessibilité

Le logiciel doit pouvoir être accessible rapidement par n'importe quel utilisateur quelque soit son installation informatique. Aujourd'hui il est courant d'avoir recours à des logiciels Cloud disponibles en SaaS (Software as a service), c'est à dire que le logiciel est hébergé chez un prestataire et que l'entreprise paye un abonnement par mois et par utilisateur. L'utilisateur à accès au logiciel via son navigateur web. Cette solution permet d'éviter des coûts importants liés à l'installation et à l'entretien du logiciel.

 

- Sécurité

Il est inutile de préciser à quel point la sécurité est cruciale quant on aborde le sujet de la gestion des contrats fournisseurs. Il est donc important de bien vérifier ce point dans la prestation proposée par le prestataire du progiciel.

 

- Collaboration

Nous l'avons vu, un contrat fournisseur fait l'objet d'interactions et de discussions entre plusieurs services, c'est pour cette raison que le logiciel qui les gère doit être pensé pour cette façon de travailler et doit contenir des Workflows et autres gestion des tâches entre collaborateurs.

 

- Traçabilité des documents

A tout moment il est important de connaître les différents collaborateurs qui ont contribué à établir le contrat fournisseur. La traçabilité va permettre de collaborer plus facilement mais également d'identifier les personnes responsables qui prennent les décisions.

 

C-FIRST, la solution de gestion pour vos contrats fournisseurs

 

C-FIRST logiciel de gesiton des contrats fournisseurs Le logiciel C-FIRST va permettre à l'entreprise de bénéficier d'une vue complète de ses contrats fournisseurs pour faciliter la prise de décision et empêcher les reconductions tacites inopportunes ou la non application de certaines clauses cruciales pour les marges de l'entreprise.

Plus d'information : logiciel de gestion des contrats C-FIRST

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