La gestion administrative du personnel : le rôle historique des services RH

La fonction RH recouvre des domaines très variés, nécessitant chacun des expertises spécifiques : la gestion administrative en est un bon exemple. Elle fait partie des processus les plus rigoureux de la fonction, et requiert des compétences pointues. Pour autant, le domaine des Ressources Humaines ne se limite pas uniquement à cet aspect administratif.

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En quoi consiste la gestion administrative du personnel ?

Cette fonction recouvre la gestion de la vie du salarié de son entrée dans l’entreprise jusqu’à la rupture du contrat. De l’embauche au départ, le gestionnaire administratif doit traiter des tâches extrêmement variées :
– La conduite des formalités d’embauche, de la déclaration préalable à l’établissement du contrat ;
– La gestion du temps et des absences : calcul et saisie des heures supplémentaires, vérification et saisie des congés ou RTT, gestion des arrêts maladie ;
– Le pilotage des sorties d’effectifs : calcul des indemnités de départ, établissement des documents de fin de contrat ;
– Le contrôle des déclarations sociales, les relations avec l’URSSAF et l’établissement de la DSN ;
– Le contrôle de la fiabilité de la paie ;
– La mise à jour des processus en fonction des évolutions législatives et réglementaires.

Il s’agit donc d’une fonction particulièrement riche. La complexité de la réglementation et la multiplicité des responsabilités nécessitent des compétences particulières, et des experts formés sur le plan technique.

La gestion administrative : combinaison entre rigueur et expertise

En matière de gestion, la moindre source d’erreur peut entrainer des conséquences graves. Nous pouvons notamment citer :
– Les erreurs sur les bulletins de salaires, sources de fort mécontentement des employés ;
– Les mauvaises saisies d’éléments de rémunération, pouvant entraîner des sanctions en cas de contrôle URSSAF ;
– Les erreurs de calculs entraînant des rectifications chronophages ;
– Les risques de contentieux introduits par les salariés.

L’expert administratif doit donc être d’une rigueur sans faille : l’exactitude doit être une préoccupation permanente.
Pour mener à bien ses missions, il doit obligatoirement maîtriser l’environnement législatif et conventionnel : le Code du travail, mais également la convention collective et autres accords d’entreprise doivent être parfaitement connus.

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De plus, le gestionnaire de l’administration du personnel doit être capable d’analyser les indicateurs : paie, entrée/sorties, coûts de l’absentéisme, pilotage de la masse salariale…Autant de KPI qu’il doit être en mesure de fournir aux dirigeants afin d’alimenter la réflexion stratégique de l’entreprise.

La fonction RH ne se limite pas à la gestion administrative

Ce champ d’expertise recouvre des domaines sensibles et demande une attention permanente. En tant que fonction historique, la gestion administrative du personnel est encore souvent considérée comme activité principale.

Néanmoins, le domaine des Ressources Humaines a évolué et recouvre aujourd’hui des activités beaucoup plus larges. Ainsi, la fonction RH pilote également les politiques de recrutement, la gestion des compétences, la formation, l’amélioration du management et le bien être au travail. Un DRH devra gérer tous ces aspects pour mener une politique globale.

La gestion administrative du personnel se trouve au cœur du système, et constitue l’une des expertises les plus chronophages. Il existe aujourd’hui beaucoup de possibilités de digitaliser les processus administratifs (GTA, contrats de travail…) afin de gagner du temps sur les tâches sans valeur ajoutée, et bien entendu éviter les sources d’erreur.

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